Правила вручения визитки. Правила этикета вручения визиток При знакомстве первым вручает свою визитную карточку
Визитные карточки вошли в обиход нашей жизни еще несколько столетий назад. По прошествии стольких лет они сильно видоизменились не только внешне, но и функционально. Сегодня визитные карточки можно разделить на личные, семейные и деловые. Самые популярные, конечно же, деловые.
Визитные карточки и умение ими пользоваться - не только средство информации, но и свидетельство солидности и престижности предпринимателя. Однако, помимо красиво оформленных и качественно напечатанных бумажек, люди забывают или же вовсе не знают о базовых правилах этикета, которые следует соблюдать при вручении, получении или отправке визитных карточек.
Согласитесь, что не приятно смотреть, когда вам отдают помятую визитку, или вашу карточку убирают в карман брюк. А что значит, если вам передали визитку с загнутым правым верхним углом? Все возможные правила осветить в одной статье трудно, но основные, которые должен знать каждый уважающий себя человек, я постарался скомпоновать в 25 пунктов.
Итак, 25 правил этикета визитных карточек:
1. Обмен визитными карточками ведётся строго по ранжиру, начиная с самых высокопоставленных членов делегации. Если партнёры находятся на одном должностном уровне, первым вручает визитную карточку младший по возрасту.
2. Если Вы встречаетесь в Вашем офисе, этикет обязывает Вас первым вручить визитную карточку, так как хозяева делают это первыми.
3. Представитель сильного пола обязан первым вручать визитную карточку женщине.
4. Вручая визитную карточку, произнесите свою фамилию вслух, чтобы партнёр мог без ошибок её произносить. При вручении визитку поворачивают для чтения, что свидетельствует об учтивости и внимании к получателю.
5. Принимая визитную карточку, прочитайте вслух имя/фамилию партнёра и усвойте его должность.
6. Во время переговоров следует положить карточки перед собой, расположив их в том же порядке, в каком сидят партнёры.
7. Деловая карточка без адреса не соответствует нормам этикета, исключение из этого правила составляют лишь карточки дипломатов и высших государственных должностных лиц.
8. На деловой карточке можно аккуратно зачеркнуть старые телефоны и вписать новые, а вот вписывать в нее новое наименование должности считается дурным тоном. Хотя, принято избегать любых исправлений.
9. Если Вы не застали делового партнёра в офисе, то оставьте свою визитную карточку у секретаря, загнув правый верхний угол, а затем расправив его. Такой загиб свидетельствует, что Вы лично оставили визитную карточку, а это воспринимается как знак наибольшего уважения и почтения. Карточка может быть передана и с курьером или шофером, но в этом случае угол не загибается. Считается грубым нарушением этикета, если загнутую карточку поручают завести курьеру или шофёру.
10. Если вы посылаете в одном конверте, адресованном какой-либо фирме, визитные карточки сразу для нескольких лиц, то в левом верхнем углу каждой из них пропишите фамилию лица, которому она предназначена.
11. Смотреть на визитную карточку собеседника во время разговора с ним не возбраняется, т.к. на то и нужны визитки, чтобы напоминать нам необходимую информацию.
12. Не принято делать записи на врученной визитной карточке на глазах у её владельца.
13. Если вы желаете что-либо написать на чистой оборотной стороне от руки, помните: все надписи о себе следует писать в третьем лице.
14. Визитные карточки секретарши и ген директора должны различаться между собой, например, качеством бумаги, размером или техникой исполнения.
15. Вы можете послать своему деловому партнеру и старую, и новую визитную карточку - это делается, когда вы хотите сообщить об изменениях адреса, номера телефона и т.п.
16. Деловые визитки продавцов, сотрудников сферы обслуживания, могут предлагаться посетителям. В этом случае посетители берут их сами. В остальных случаях карточка вручается собеседнику при очном, либо заочном знакомстве.
17. Визитки не принято носить в карманах брюк, джинсов, пиджаков. Для визитных карточек должна быть специальная визитница. Если под рукой нет визитницы, то карточку можно положить в кошелёк, либо папку.
18. Визитки не вручают во время застолий (исключение - деловая встреча в ресторане)
19. На полученные по почте или завезённые визитные карточки следует отвечать также визитными карточками в течение 24 часов.
20. Направляя личную, либо семейную визитную карточку замужней женщине, либо женатому мужчине вы должны дать её в двух экземплярах (ей и супругу/ему и супруге).
21. Личные карточки человек может оформлять как угодно, даже помещать на нее свою фотографию. Заказывая семейную карточку, следует помнить, что имя жены должно в ней быть впереди имени мужа.
22. На визитной карточке женщины, как правило, не указывается домашний адрес, а ограничиваются лишь телефоном.
23. Ни в коем случае нельзя мять чужие визитные карточки, делать на них пометки, вертеть в руках на глазах хозяина. Это воспринимается как знак неуважения.
24. При обмене визитными карточками с иностранными партнерами не делайте двухсторонних визитных карточек, т.к. такой поступок могут расценить как не состоятельность человека, вручающего эту карточку.
25. Во многих местностях и странах есть свои национальные пристрастия. Например, в Италии популярны визитные карточки в виде книжек, в Англии - вертикальные карточки, в Японии существует целая церемония по вручению визитных карточек и т.п. При выборе стиля, не рекомендуется слишком удаляться от этих общепринятых традиций.
24 листопада 2010 р.
Первым визитку дарит подчиненный начальнику, мужчина женщине.Требования протокольного отдела МИДа: Представляться необходимо визиткой после того, как заданы светские вопросы (как долетели, как себя чувствуете, просьбы, пожелания, как устроились в гостиницу). Необходимо привстать на носочки и дать визитку правой рукой.В Японии, Китае, Корее визитки даются двумя руками.Визитку вынимают из внешнего нагрудного кармана пиджака. Женщина заранее кладет визитку в сумку, кармашек, блокнотик.
Этикет обмена визитными карточками
Не навязывайте свою визитку! Ее вручают, когда возникла заинтересованность в продолжении контактов. А это далеко не всегда происходит при знакомстве. Но что же делать, если вам вручили визитку? Обязательно вручите в ответ свою карточку. Но если не желаете продолжать контакты, воспользуйтесь не обычной рабочей, а представительской.
На представительской карточке нет адреса, телефонов и других данных для продолжения контактов. Такая визитка необходима в первую очередь тем, кто часто вынужден общаться с публикой: артистам, представителям модельного бизнеса, политикам. Представительскую визитку также можно использовать при регистрации на конференциях и съездах, на выставках.
Запомните:
Обмен визитками - это церемония, сценарий, где каждому отведена определенная роль, которая не меняется в зависимости от ее исполнителей.
Обмениваются карточками согласно этикетному старшинству: по рангам, начиная с высокопоставленных чинов (если вы сами не сможете разобраться, кто есть кто, поинтересуйтесь заранее); при равенстве чинов принимают во внимание возраст, затем учитываются женские привилегии.
При вручении визитку поворачивают для чтения: это свидетельствует об учтивости и внимании к получателю. Партнерам из Азии (например, Япония, Сингапур, Тайвань) визитку подают двумя руками с поклоном. Чем важнее персона, тем больше поклон. Представителям Передней Азии визитку (как и подарки, пищу) вручают только правой рукой (по местным традициям левая рука считается грязной).
Церемониальное вручение визитки оправдано и тем, что на карточке написано не только имя владельца, но и название его фирмы! Это напоминает “Стихи о советском паспорте”: “Я достаю из широких штанин дубликатом бесценного груза. Читайте, завидуйте…”.
Пожалуй, такое почтение к своему деловому документу, каким является визитка, вполне объяснимо, но вот только из карманов брюк визитку доставать нельзя. Карманы мужских брюк предназначены для личных вещей (носовой платок, таблетки и др.). Нагрудный карман пиджака - только для декоративного платка, а не для ручек, расчесок и визиток. Ручки и расчески носят во внутреннем кармане, визиткам там тоже не место.
Где же их тогда хранить? Можно все, что не запрещено, - выбор за вами.
Не вручают визитки во время застолий (исключением, пожалуй, является деловая встреча в ресторане).Получатель, выражая почтение, должен внимательно (хотя и непродолжительно) рассмотреть карточку и обязательно произнести фамилию, имя или должность ее владельца. Это может быть фраза вежливости: “Спасибо, господин Кононов”, “Очень приятно, Маргарита Алексеевна”. Или просто: “Господин вице-президент!”. Признайтесь: вы так поступаете? Нет? Увы, это этикетная демонстрация пренебрежительного отношения к партнеру на языке символов. То есть nonverbal communications - бессловесное общение!
Однако представьте себе: вам вручают визитку, на которой написано Gochenour или Schlesinger. Сможете ли вы, глянув на карточку, с легкостью произнести такую фамилию? Да еще если партнеров несколько! А иностранец, вы считаете, без затруднений прочтет Shevchenco или Pshenyshnyuk? Поэтому при вручении визитки иностранцу обычно называют себя - четко, не спеша. Если вы все же не расслышали, и текст визитки также не помог вам, можно, извинившись, переспросить. Не смущайтесь! Невежливо, если в дальнейшем вы будете называть человека неверно.
Отправляясь куда-либо с визитом, помните: первыми вручают визитку хозяева, а не посетители. Но коммерческий или рекламный агент вправе возразить мне: “Такое правило этикета может помешать заключить сделку, если хозяин кабинета (предполагаемый заказчик), не вручив своей карточки, скажет: “Да, ваши предложения неплохие, мы их обдумаем и обратимся в вашу фирму”. Но ведь процент от заказа хочу получить я, и нужно, чтобы обратились именно ко мне, а у партнера не останется моей визитки!”. Немного терпения - сейчас мы найдем выход.
Дело в том, что, рассчитывая на установление контактов или отправляясь куда-либо, можно переслать карточку (это будет равноценно визиту) или оставить в офисе лично (если есть такая возможность - это будет правильнее).Предположим, вы едете в Москву на конференцию, но попутно хотите посетить еще несколько фирм и организаций, где о вас еще никто не знает. Рассчитав время приезда, вы заранее, по почте, отсылаете в эти организации свои визитки, на которых в верхнем углу справа (при разработке дизайна карточки нужно предусмотреть для этого свободное место) сделаете надпись “для кого” (например: “г-ну Кравцову”, “менеджеру по сбыту” и т. п.). Но поймут ли получатели, с какой целью вы послали им визитку? Для этого будет необходима еще одна пометка, но об этом речь пойдет позже.
А пока подробнее остановимся на другом варианте доставки визитной карточки - с помощником-коллегой или с сотрудником вашего партнера, который возьмется передать о вас необходимую информацию. В случае если карточку в организации оставляете не вы лично, а помощник, нужно загнуть левый край визитки. Можно не указывать “для кого” - об этом скажет уполномоченное вами лицо, а пометку о цели сделать все-таки придется. Но в обоих случаях карточку надо вложить в конверт (специальный фирменный или любой другой). Заклеивают конверт лишь в случае передачи личного послания, но не в официальной сфере - это стоит взять на заметку при передаче личных визиток в светской жизни (но об этом ниже). Надписывают конверт с визиткой, только если его отправляют с заказанным товаром из магазина.
Итак, посетитель, которому хозяин кабинета не вручил визитку, может передать свою карточку через секретаря (или другого сотрудника своего партнера) до или после встречи, сделав пометку о цели вручения визитки и вложив ее в незапечатанный конверт.
Предполагается, что на визитку, доставленную по почте или с помощником, получатель отвечает не позже, чем через 24 часа: звонит, посылает письмо или вручает в ответ свою визитку. Такой выход на новый контакт весьма обнадеживает.
При пересылке (по почте или с помощником) на визитках необходимо сделать некоторые пометки.
И напоследок еще раз коротенько:
Вручение визитной карточки происходит стоя, при этом тот, кто даёт её обязан-таки внятно произнести своё имя и фамилию.
Первым протягивает карточку визитёр. Получать её следует правой рукой, затем взять в обе руки.
Старшие (по возрасту и положению) первыми дают визитки младшим, женщины первыми рекомендуются мужчинам, хозяева первыми предлагают свои карточки гостям.
Если вы имеете дело с иностранцем, то лучше при передаче своей визитки внятно вслух прочесть свое имя, должность.
Если Вы передаете визитку партнеру, то поверните её так, чтобы партнер мог быстро прочитать текст, написанный на Вашей визитной карточке. Может быть поэтому визитка не должна быть чрезмерно текстовой?
Не пытайтесь делать пометки на визитке другого человека (хотя бы в его присутствии), не надо её судорожно вертеть, скручивать и т.п. - человек, который Вам её дал, может расценить это как знак неуважения и... обидеться.
При нанесении визита, если адресата визита нет или он не может принять гостя, необходимо оставить визитную карточку, загнув ее правый угол или правую сторону по всей ширине.
Кроме того, визитную карточку может передать курьер или другой Ваш представитель.
Но - если загнутая визитная карточка посылается с шофером, курьером - это грубое нарушение этикета! Дать ответ на визитную карточку следует в течение 24 часов с момента получения.
Визитка может также служить Вашим посланцем для условных сообщений или поздравлений.
Мало иметь , необходимо уметь грамотно обращаться с ней. Чтобы не оказаться в неловкой ситуации при общении с собеседником или иностранным партнером, мы кратко расскажем вам об основных правилах вручения и принятия визитных карточек.
Обычно при знакомстве вручать визитную карточку первым должен тот, кто по своему рангу или должностному положению ниже. Если деловые партнеры занимают одинаковое должностное положение, тот, кто младше по возрасту вручает визитку первым. В том случае, если деловые партнеры и одного возраста, и должностное положение у них одно, первым вручит визитку тот, кто вежливее. Если вас ожидает поездка за границу, то здесь задача упрощается, поскольку первым визитную карточку будет вручать хозяин.
Деловому партнеру принято подавать визитную карточку таким образом, чтобы он мог увидеть содержащийся в ней текст и прочитать его. При вручении визитки нужно отчетливо и громко произнести свою фамилию и имя, но не кричать, это позволит вашему деловому партнеру более менее запомнить правильное произношение. Чтобы не ошибиться в именах, во время переговоров визитки можно положить около себя, однако не стоит слишком часто заглядывать в них, иначе это может оскорбить партнеров. Нельзя на глазах у владельца визитки постоянно вертеть ее в руках, делать какие-то пометки или мять. Это считается дурным тоном, более того вы можете быстро прославиться плохими манерами.
В разных странах и местностях существует своя культура протягивания визитных карточек. Так, в Юго-Восточной Азии визитки принято протягивать собеседнику двумя руками, при этом текст визитки должен быть обращен к тому человеку, которому она передается. Принимать визитку тоже нужно двумя руками. В арабских странах визитка вручается только правой рукой, так как левая рука считается нечистой у мусульман.
Вообще визитки принято вручать лично, но если вы очень занятной человек и у вас нет времени и возможности, можно передать ее через своего шофера или курьера. Отправка визиток по почте не рекомендуется, но в некоторых случаях допускается. Если вы отправляете визитные карточки по почте в одну фирму сразу нескольким сотрудникам, необходимо в верхнем левом углу написать фамилию человека, которому она адресована. Если вы отправляете визитку через своего водителя, ее правый верхний угол либо правую сторону по всей ширине нужно загнуть, а потом распрямить.
Если у вас много визиток, необходимо их разобрать либо по алфавиту, либо по сферам деятельности их владельцев. Это намного упростит поиск нужной компании или человека. Для хранения визиток используют специальные визитницы. Чтобы не попасть в неприятную ситуацию и не слыть человек с плохими манерами, не стоит пренебрегать всем вышеперечисленным правилам. Визитная карточка – это, прежде всего, имиджевый документ, который является лицом любого бизнесмена и целой компании. Если вы хотите, чтобы вас запомнили надолго и только с хорошей стороны, соблюдайте все необходимые правила.
Визитные карточки чаще всего вручают лично. В этикете действует принцип первоочередности. При знакомстве первым вручает свою карточку тот, чей ранг, должностное положение ниже, человек менее известный. Если социальный статус собеседников равный, первым предлагает визитную карточку младший по возрасту. Если и должность, и возраст одинаковы, т.е. имеет место, так называемое симметричное общение, то большую оперативность может проявить более вежливый, более активный или более заинтересованный человек.
При деловой встрече с иностранными партнерами первыми визитные карточки вручают хозяева. На переговорах после процедуры обмена визитками, чтобы правильно произносить и не путать имена, карточки целесообразно расположить на столе перед собой в таком порядке, в каком сидят партнеры.
Не принято вручать лично визитную карточку с выражением благодарности или иных чувств.
Посетитель в фирме, учреждении может предъявить свою визитную карточку секретарю для доклада о себе, особенно в случае незаявленного ранее визита. Карточка может открыть посетителю дверь кабинета занятого должностного лица.
При вручении карточек принято обмениваться легкими поклонами. Визитную карточку полагается вручить партнеру так, чтобы он мог сразу прочесть текст. Свою фамилию, особенно если она труднопроизносимая, нужно назвать вслух. В США, Европе особых регламентаций не существует. Представителям ближневосточных стран карточку вручать следует обязательно правой рукой. В странах Азии, в частности в Японии – обеими руками.
Принявший визитную карточку должен ее прочесть. Фамилию партнера, чтобы быть уверенным в ее правильном произношении – произнести вслух.
Получив визитку никаких пометок на ней в присутствии вручившего делать не стоит также нельзя вертеть визитку в руках, мять ее. В ходе разговора, сопровождающего знакомство, карточку лучше сразу не убирать, а держать перед собою на столе или в руках. Это, в частности, поможет вам не забыть и не перепутать имя нового знакомого – оно всегда перед вами. Но вот забыть на столе карточку или, едва отойдя от нового знакомого, выбросить ее – вопиющий знак неуважения.
Во время переговоров следует положить визитные карточки перед собой, соответственно рассадке партнеров. Если требуется надписать на визитке какое-либо уточнение, то лучше попросить хозяина карточки самому сделать это.
Если визитная карточка прилагается к подарку, ее вкладывают в коробку с подарком. Конверт с визиткой заклеивают только в том случае, когда послание носит сугубо личный характер.
Если визитную карточку вкладывают в букет цветов, посылаемый по официальному поводу, к празднику, то на карточке, чуть выше набранного имени, нужно сделать короткую приписку. Если цветы посылают по случаю похорон, никакой приписки делать не надо. Карточку в конверте прикрепляют к бумаге, в которую упакованы цветы.
В некоторых случаях визитная карточка служит рекомендацией. Например, если у делового человека нет времени для составления рекомендательного письма, он может просто передать свою визитную карточку по назначению, написав на ней фамилию человека, которого рекомендует.
Для того чтобы пригласить кого-либо на неофициальный прием, следует написать его имя и фамилию вверху на визитной карточке, а внизу указать наименование приема (например: "завтрак"), место его проведения, число и время. Если на вашей визитной карточке не хватает места для этой информации, можно написать текст приглашения на открытке и отправить, приколов к ней визитную карточку, приглашаемому.
При перемене адреса следует послать деловому партнеру старую визитную карточку вместе с новой, на которой имеются новые реквизиты.
Новый номер телефона можно, в крайнем случае, вписать и от руки. А вот вписывать от руки новую должность считается неприличным. При изменении должности необходимо срочно печатать новые визитки.
Визитные карточки, которые посылаются по почте или с посыльным, вкладываются в специальный конверт, на котором от руки чернилами, на пишущей машинке, компьютере пишутся имя, фамилия и должность адресата.
В один конверт могут быть вложены визитные карточки для нескольких лиц. В этом случае в левом верхнем углу каждой карточки карандашом или ручкой пишется фамилия лица, которому она адресована. В одном конверте на имя одного лица могут быть посланы визитки от разных лиц.
Визитные карточки, направленные в конверте, не загибаются. Если загнутую карточку доставляет курьер, шофер или она направляется по почте, то это считается грубым нарушением этикета.
На визитные карточки ответ полагается давать визитной карточкой в течение 24 часов после их получения.
Женщины ни в коем случае не должны оставлять свою визитную карточку в доме холостого мужчины.
После представления женщине мужчина должен как можно скорее, не позднее, чем через неделю, послать ей свою визитную карточку и карточку для ее супруга, даже если супругу он не был представлен.
При проведении больших мероприятий типа симпозиумов, конференций и т.п. их организаторы заказывают большие визитные карточки – бейджи, с указанием имени, фамилии, ученого звания, должности, организации, учебного заведения или научного центра. Бейджи прикалывают на левой стороне груди. Их носят только в здании, где проходит мероприятие.
В ряде пособий для деловых людей можно встретить рекомендацию пользоваться любым случаем, чтобы предложить свою визитную карточку. Например, американка Сандра Холланд в очерке «Как выжать все возможное из визитной карточки» советует даже оставлять свои визитки в людных местах, прикалывать их к доскам объявлений и т.п. Понятно, что такого рода советы могут быть полезны мелким торговцам (для которых очерк, вероятно, написан), заинтересованным в максимальном расширении клиентуры. Солидному деловому человеку, напротив, вряд ли следует веером разбрасывать свои визитки наподобие рекламных листовок – его репутации это скорее повредит. Зато в обстановке напряженных деловых будней, когда то и дело возникают интересные перспективные контакты, карточки просто необходимо иметь при себе и активно ими пользоваться. Ведь если в ответ на предложенную карточку вы не можете достать свою, это равносильно тому, как если б на вопрос: «Кто вы такой?» – прозвучал бы ответ: «Никто».
В 3 главе была разобрана стандартная международная символика, которая одинаково понимается во всех цивилизованных странах. Так же следует обратить внимание на правила вручения визиток.
Визитную карточку при первой встрече вручать обязательно.
Первым протягивает свою карточку гость, если это визит, или (при знакомстве) лицо, чей ранг ниже или кто по возрасту моложе. Если должностное положение и возраст партнеров одинаковы, первым вручает свою визитную карточку тот, кто окажется более вежливым.
Получив визитку необходимо вручить свою. Также приняв визитку, нужно прочитать вслух фамилию партнера и уяснить его должностное положение. Если визит за рубеж, то первыми свои визитки вручают хозяева. Особенно этим правилам следуют японцы и корейцы.
Вручать же визитную карточку следует правой рукой, причем карточка должна быть повернута так, чтобы партнер смог сразу прочитать текст. Вручая визитку необходимо назвать свою фамилию. Вручение визитной карточки сопровождается взаимным легким поклоном или кивком головы.
Получив визитку никаких пометок на ней в присутствии вручившего делать не стоит также нельзя вертеть визитку в руках, мять ее.
Во время переговоров следует положить визитные карточки перед собой, соответственно рассадке партнеров. Если требуется надписать на визитке какое-либо уточнение, то лучше попросить хозяина карточки самому сделать это.
Визитные карточки могут быть вручены не только лично, но и заочно с помощью курьера или шофера. При отправке на фирму в общем, конверте ряда визиток - в верхнем левом углу помечается, кому она адресована.
Если визитка привозится адресату лично владельцем, но не вручается непосредственно, то верхний угол ее (правый) или вся правая часть ее по всей ширине загибается. Это проявление уважения со стороны владельца визитки. Ответить на эту визитку необходимо в течение 24 часов своей визиткой. Если этот ответный жест был телефонным, то партнер может воспользоваться тоже телефонным звонком для обсуждения дела.
Хранение визитных карточек
Носить карточки лучше всего в специальной коробочке (визитнице). Они бывают пластиковыми или кожаными, но лучше, если они металлические, так как в них карточки не мнутся и не замасливаются. Доставаться карточки должны легко и непринужденно, не создавая неприятных пауз в разговоре.
Карточки часто хранят в ящике стола или специальной папке с кармашками. Чтобы при необходимости их можно было быстро найти.
